La deuda de reuniones: el problema silencioso que lastra la productividad

El estudio, titulado The Cost of Bad Meetings, concluye que los trabajadores destinan de media hasta ocho horas semanales a reuniones, aunque una parte significativa de ese tiempo genera poco valor real para las organizaciones.

Reuniones que generan más reuniones

Uno de los datos más llamativos del informe es que el 66% de los profesionales asegura abandonar las reuniones sin tener claros los próximos pasos a seguir. Como consecuencia, el 59% afirma que es necesario convocar nuevas reuniones para aclarar cuestiones pendientes y otro 59% reconoce que esta situación incrementa su carga de trabajo.

Para Jabra, este fenómeno alimenta una creciente «deuda de reuniones»: un círculo vicioso en el que encuentros poco productivos generan nuevas convocatorias, multiplicando el tiempo invertido y reduciendo la eficiencia de los equipos.

La tecnología sigue siendo un problema

Los problemas técnicos continúan siendo uno de los principales obstáculos para la eficacia de las reuniones.

Según el estudio, el 52% de las reuniones virtuales presenta algún tipo de incidencia tecnológica. En el caso de los encuentros híbridos, donde participan personas de forma presencial y remota, el porcentaje se dispara hasta el 75%.

Las dificultades para escuchar o ver correctamente a todos los participantes son las incidencias más habituales. Estas interrupciones añaden una media de 11 minutos a cada reunión híbrida y afectan directamente al desarrollo de la conversación.

Camile Petit, Sales Manager de Jabra para Iberia, señala que disponer de una infraestructura tecnológica adecuada es tan importante como la propia organización de la reunión. Según explica, los problemas de conectividad o calidad de audio y vídeo pueden obligar a retomar posteriormente asuntos que ya habían sido tratados.

Un impacto millonario

Más allá de la pérdida de tiempo, las consecuencias tienen una traducción económica directa.

Jabra estima que una empresa de 5.000 empleados puede perder más de 130 millones de euros al año debido a reuniones ineficientes y problemas tecnológicos asociados.

De esa cantidad, más de 112 millones de euros estarían vinculados al tiempo invertido en reuniones innecesarias o de escaso valor, mientras que alrededor de 7,3 millones de euros corresponderían a incidencias técnicas en reuniones híbridas.

Fatiga y sensación de exclusión

El informe también pone el foco en el impacto sobre el bienestar de los trabajadores.

El 87% de los profesionales reconoce sentir cierto rechazo o agotamiento ante las reuniones. Además, el 42% alcanza su límite de energía tras dos horas consecutivas de encuentros, porcentaje que asciende al 83% cuando las reuniones superan las cuatro horas.

La participación tampoco es homogénea. La mitad de los empleados que se conectan de forma remota a reuniones híbridas afirma haberse sentido excluida en alguna ocasión. Esta percepción es aún más frecuente entre las mujeres, que presentan un 16% más de probabilidades de sentirse desplazadas, y entre los profesionales junior, donde la cifra aumenta un 26%.

La IA ayuda, pero no hace milagros

La inteligencia artificial comienza a ganar presencia en las reuniones corporativas mediante herramientas de transcripción automática, generación de resúmenes y seguimiento de tareas.

Sin embargo, el estudio advierte de que estas soluciones tienen un alcance limitado si la reunión no está bien planteada desde el inicio. Aunque tres de cada cuatro profesionales ya han probado herramientas basadas en IA, menos de uno de cada tres las utiliza de forma habitual.

Para Jabra, la tecnología puede mejorar una reunión eficiente, pero no corregir una conversación confusa ni suplir una mala organización.

«La IA es capaz de mejorar una reunión bien organizada, pero no puede arreglar una que falla. Si las organizaciones quieren aprovechar todo su potencial, deben empezar por garantizar que los participantes puedan verse, escucharse y comprenderse con claridad», concluye Camile Petit.